据统计，如今互联网每天传送的电子邮件已达数百亿封，但有一半是垃圾邮件或不必要的。“在商务交往中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间”，电子邮件礼仪的一个重要方面就是节省他人时间，只把有价值的信息提供给需要的人。

写E-mail就能看出其人为人处世的态度。你作为发信人写每封E-mail的时候，要想到收信人会怎样看这封E-mail，时刻站在对方立场考虑，将心比心。同时勿对别人之回答过度期望，当然更不应对别人之回答不屑一顾。

主题应突出鲜明

1.邮件主题的填写应简明扼要，且准确反映邮件精华内容，方便收件人在未打开邮件的时候知晓内容的大致方向；

2.同时，非常紧急的邮件可以直接加上【紧急】【重要】等字眼，已引起对方重视；

3.如果涉及英文词汇，尽量不要用生僻难懂的。

正文一定不能空着

邮件件正文长篇累牍，半天不见重点固然不好；但是那些认为“只为传送一个附件文档、无其他事情可说的邮件就可以把正文空着”的做法同样是十分失礼的。

所谓的礼仪，本身就是一些不实用但是又十分有必要的小细节，而每一次邮件往来就像一次寒暄，试想，如果朋友给你带东西，就把东西一放，只求带到，但是半句话的互动都没有，是不是也很没礼貌？

“ 某某，内容详见附件，辛苦查收。”等话语是十分必要的，新手们切勿犯类似错误。

正文勿长篇大论

你要知道，大家都很忙，所以开门见山和分条缕析的邮件最受欢迎。具体来说：

1.当表达点较多时，可以采用金字塔协作原理中的“总+分+总”表达结构，即“开门见山+分步表述+归纳总结”。

2.如果超过两件事，在分步表达时，尽量多用序号1234分段落，层次有序。

3.必要时可结合图表、图片来帮助内容表达，直观有效。

4.最好在一封邮件中把所有信息一次性说清楚，不要过两分钟之后再发一封什么“补充”、“更正”或“以此封为准”的邮件，会让人觉得做事马虎，无章法。

5.合理提示关键信息。关键信息可以用粗体斜体、颜色字体、加大等形式重点突出，但必须适度且全文统一，否则。

6.若是回复他人诸多问题的邮件，最好把相关的问题复制到正文中，然后针对每一个问题在下面附上答案，且问题与答案的字体可采用不同颜色，以便区分。

礼貌用语

很多人写邮件会比较随意，但切记：随意不等于没礼貌。在即时聊天工具里，如微信、QQ，大家交谈可能比较随意，但是邮件还是属于正式的沟通途径，必须注意礼貌。

1.开头的称谓一定要有。发给领导就写”X经理”、发给同事就写同事英文名或大家熟悉的称谓、发给客户就写“X先生/女士”“X总”等。如果是发给很多人，可以写“各位伙伴”、“大家好”、“Dear all”等。

2.结尾的祝福不能少，可以是简单的Best Regards或“祝您工作愉快”，给客户专业点可以写“顺祝商祺”等。

3.结尾签名要带上。邮件结尾加上签名档非常有必要。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，一般不超过4行。这样便于对方及时联系到你。

抄送人不可忽视

1.首先明确什么是主送人，什么是抄送人。

主送人是受理这封邮件所提出问题的人，需给出反馈；抄送人是只需要知道这回事，没有义务对非要对邮件予以回复，当然如果抄送人有建议，可以回复邮件。

2.跨部门及对外的邮件沟通中，一般都要注意抄送，抄送关系如下：

任何对外邮件需抄送你的直属领导；

跨部门沟通、跟客户的进一步沟通时需抄送邮件双方的直属领导。

3.抄送人的顺序也是个大问题，因为中国人历来对论资排辈十分重视。一般来说，抄送顺序默认的是职位从高到低排列，同级别同事之间按照与邮件内容关联度从高到低添加。

24小时内务必回复邮件

上班之后，一定要养成每天查收邮件的习惯，以防错过重要信息。

收到他人的邮件，尤其是领导、客户的邮件，必须及时回复，紧急重要的邮件收到后立即反馈，非重要紧急视情况在1-3小时内反馈，但一般不要超过24小时。

只要不是公司全员通知的公司公告、节日公告等邮件，其它邮件都要回复一下，哪怕只是回答最简单的“邮件收到，非常感谢！”或者“邮件收到，我们正在处理，一有结果马上告知您”等，不要让对方苦苦等待，这也是对他人的尊重。

如果你正在出差或休假，应该设定邮件自动回复功能，提供外出时间内的接手人信息，以免影响工作。